Relaciones de los consultores con la AEPD

Publicado el 11 de Diciembre de 2011 por Luis. 6 comentarios
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Los hechos y situaciones incluidos en esta entrada, están basados en situaciones reales, debidamente anonimizadas, pero reales como la vida misma… y además no son hechos aislados… es el reflejo de una forma, en mi opinión, errónea de entender sus funciones por parte de la AEPD… Seguro que estoy equivocado, pero mi percepción personal es la que reflejo a continuación.

Recientemente, en la realización de un trabajo de readaptación para una corporación pública, tuve que redactar -por primera vez- un acuerdo de creación de ficheros de titularidad pública… Como todo lo que se hace por primera vez, al menos a mí, me generaba una cierta sensación de inseguridad en la calidad de mi propio trabajo, a pesar de haberme documentado ampliamente sobre la materia en cuestión… Y fruto de esta labor de documentación, se cruzó en mi camino, -gracias públicas por ello- como en otras muchas ocasiones, una Agencia Autonómica que me facilitó materiales y guías para ayudarme en mi trabajo, a pesar de que mi cliente estaba fuera del ámbito de actuación de dicha Agencia Autonómica. Hablo, por si algún lector no lo hubiera intuido, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid. Me facilitaron su guía de trabajo para corporaciones de derecho público, y gracias a ella, accedí tanto a un documento tipo, que acabaría usando para la redacción del que necesitaba, como, sobre todo, al procedimiento que tienen establecido al efecto: previo al envío del acuerdo de creación para su publicación, debe procederse a enviar el “borrador” de acuerdo para su visto bueno a la Agencia, la cual emite un informe vinculante en que declara la validez del acuerdo, o por el contrario, indica qué debe ser modificado en dicho acuerdo, siempre de forma previa a su publicación. Por cierto, nadie de la APDCM me preguntó quién era yo, quién era mi cliente ni si mi cliente estaba dentro de su ámbito de actuación… Simplemente me informaron, y muy bien entiendo yo, por aquello que siempre pregono como tan necesario: la “evangelización” en materia de cumplimiento…

(NOTA Digo esto que digo, porque estas actuaciones no se tiene en cuenta por algunos grupos políticos que piden una y otra vez la desaparición de las (o al menos, algunas) Agencias Autonómicas basándose en la duplicidad de tareas y, en a mi juicio, “cortos” cálculos numéricos que tratan de determinar y comparar a cuánto sale el “kilogramo de fichero inscrito” por la Española y por la Autonómica… Señores políticos, si realmente nos preocupa el derecho fundamental a la protección de datos, tengan en cuenta que esta labor que realiza la “interfecta”, es impagable, y debe ser valorada, opino)

Ingenuo de mí, redacté el acuerdo de creación y modificación de ficheros de titularidad pública, y me puse en contacto con la AEPD. Mi intención era seguir el procedimiento de la Madrileña -inexistente en la Española; es decir, mi intención era que en la Española, previamente a su aprobación por el órgano correspondiente y a su envío para publicación en el BOP, me dijeran si el contenido del acuerdo era correcto o si por el contrario me recomendaban –por supuesto, con carácter no vinculante, como todo lo que hace la Agencia, salvo la imposición de sanciones-   realizar alguna modificación para evitar posteriores sorpresas en la fase de notificación de ficheros que sigue a la de publicación del acuerdo aprobado…

La primera sorpresa fue el interés desmesurado por conocer mi identidad y en concepto de qué llamaba al teléfono de atención al responsable de ficheros. Me identifiqué como Consultor Externo de mi cliente. Tras unos días de deliberación, la verdad es que me llamaron. Me llamaron y me dijeron que no podían informarme, ya que la Agencia, solo da servicio al ciudadano, y que no atiende a consultores… Ya me había ocurrido en otras ocasiones, pero es que no daba crédito… Además, me reconducían a un documento tipo que tienen colgado en la web de la Agencia, desarrollado en colaboración con la Unión Profesional (que por cierto, no contempla algunos ficheros que algunas normas imponen registrar a Corporaciones Públicas como ocurre en el caso de mi cliente), y por si me quedaba alguna duda, a los Servicios Jurídicos para que éstos emitieran un informe no vinculante, pero eso sí, “a ritmo de informe jurídico emitido por los Servicios de la Agencia”… por cierto, igual de no vinculante que la indicación que yo solicitaba por teléfono…

En resumen: en este país de grandes incumplidores, un ciudadano, o en este caso, una corporación pública, se decide a cumplir –o a intentarlo firmemente- con la normativa, y para ello, contrata los servicios profesionales de un consultor… El consultor, no lo olvidemos, tiene como objetivo, el rediseño de procesos tras un estudio profundo de los mismos, la recomendación de implantación de medidas de índole técnico y organizativo en los tratamientos que realiza su cliente, la formación y concienciación de los trabajadores de su cliente, y otras… es decir, en definitiva, ayudar a su cliente a cumplir con la normativa…

Personalmente, me empeño en verlo como un aliado de los órganos de control, y por ello, no alcanzo a entender este “ninguneo” que se hace de los consultores por parte de dicho órgano de control… más bien entiendo como mucho más deseable que esta relación fuese de total colaboración, ya que ambos, órgano de control y consultor persiguen –o deben perseguir- un mismo fin: que el cliente del consultor, y administrado sometido al obligatorio cumplimiento de la normativa, cumpla con todos aquellos requisitos que dicha normativa le impone…. Para colmo de mis males, es que yo en mis contratos con mis clientes, soy nombrado por ellos representante ante la AEPD para la realización de cualquier trámite y/o consulta necesaria para la realización de mi trabajo…

Mi intención, además de dar un buen servicio a mi cliente, es tratar de hacerlo de la forma más eficiente para todas las partes implicadas: no olvidemos que si yo cometo un error, mi error va a generar costes burocráticos adicionales por la necesaria iniciación de procedimientos administrativos de notificación de requerimientos de susbsanaciones (coste de personal y envíos para la Agencia), probablemente necesidad de volver a publicar en el BOP (costes para los editores del BOP, ya que mi cliente, como buena Corporación Pública está exenta del pago por dicha publicación), y en cualquier caso, retrasos en el proceso de readecuación (costes adicionales para mi cliente, en este caso, corporación de derecho público)… y no olvidemos, que todos estos costes los paga “un pobre enfermo” con síntomas de agotamiento por la crisis… y aunque no hubiera crisis, tampoco hay por que derrochar innecesariamente recursos limitados, ¿no?… Al menos, parece lógico desde un punto de vista “económico” que, quizá por deformación profesional, acostumbro a aplicar en muchas de mis valoraciones…

Por tanto, creo más que justificado que la AEPD se planteara cambiar su criterio de no atender a los consultores en relación a las peticiones de aclaraciones o indicaciones relacionadas con las consultas que realizan para sus clientes (personas físicas o jurídicas que quieren cumplir con la normativa…)

Si acudimos al RD 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos (vigente aunque modificado por diversas normas posteriores), nos encontraremos con su artículo 3  en el cual, se refleja que corresponden a la AEPD las funciones que le atribuye la LOPD, y ésta, concretamente en su artículo 37, recoge cuáles son estas funciones:

Artículo 37. Funciones.

1. Son funciones de la Agencia Española de Protección de Datos:

a.     Velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos.

b.     (…)

Por todo lo dicho, si mi finalidad como consultor es que mi cliente cumpla la normativa, y una de las funciones de la Agencia, es velar por ese cumplimiento, ¿no sería mucho más lógico que la Agencia me viera como un aliado al que es mejor dar todo tipo de facilidades porque no dejo de ser –o intentar ser- un “embajador” del cumplimiento que la Agencia debe pregonar y perseguir?

Por mi trayectoria profesional, una vez más me veo obligado a comparar esta situación con la paralela en ámbito fiscal… La verdad es que nunca he sufrido estos problemas con la Agencia Tributaria, la cual además, puso en funcionamiento el “Foro de Asociaciones y Colegios Profesionales Tibutarios” cuya finalidad es “la mejora de la relación entre la administración tributaria y los contribuyentes mediante la transparencia y la cooperación”. Como puede comprobarse en la nota de prensa enlazada, este foro que cito, además, persigue aumentar la seguridad jurídica de los contribuyentes, profundizar en el conocimiento mutuo en un marco de transparencia y rigor y difundir las novedades y los criterios de actuación de la Agencia”… ¿Les suena de algo?

NOTA: Me parece de justicia decir, que tras varias conversaciones justificando mi interés, y, creo que sobre todo, mi representación en este ámbito otorgada por mi cliente, finalmente conseguí las indicaciones no vinculantes perseguidas, pero creo también que todo podría resultar mucho más fácil, y que nos empeñamos en complicarlo en demasía…

Muy buenos días…

 

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AMPLIACIÓN 18/12/2011

Creo de justicia -nuevamente- decir que el pasado jueves a través del Registro General de la Subdelegación del Gobierno de “Dataland”, hice una solicitud de información al RGPD -debidamente firmada por el cliente responsable de ficheros. Una vez presentada en registro, la escaneé y la envié adjunta a un correo electrónico al Registro para ver si podía acelerar la obtención de la información que precisaba, y al día siguiente, recibía por la misma vía la información solicitada así como noticia de que la Agencia está en fase de implementar un canal para comunicar con consultores…No me queda claro si solo se referirá a temas de Registro, o si por el contrario algún día mis súplicas al cielo -y a buen seguro, las de otros muchos consultores- serán tenidas en cuenta y se usará para todo tipo de consultas, dudas o indicaciones… habrá que esperar, pues…

Muy buenos días…

6 comentarios

  1. Luis G dice:

    En esta piel de toro se repite en demasía la situación que describes.
    Pero, ¿de qué te sorprendes a estas alturas?.
    El problema de la administración no son las personas sino las estructuras que permanecen inmóviles a pesar del vertiginoso avance de los tiempos.
    Saludos

  2. Antonio dice:

    No podría estar mas de acuerdo Luis. Yo me he encontrado con la misma situación en consultas muy puntuales que se quedaron momentaneamente sin respuesta por el mismo motivo. ¿Por qué no proponen una vía alternativa para los profesionales? ¿Quizá no tenemos derecho a realizar consultas? No tiene ningún sentido este tipo de comportamiento.

    Enhorabuena por el blog.

    • Luis dice:

      Gracias Antonio por tu comentario… Es una lástima, pero la posición de la Agencia es la que es… Igual en un tiempo, las cosas cambian… esperemos que así sea: en mi opinión, será muy buena señal 😉

      Y gracias también por tu opinión sobre el blog… espero verte mucho por aquí 😉

      Saludos.

  3. Nuria dice:

    Me ha gustado mucho tu post, aunque me ha apenado a la par. Yo he vivido la misma situación y no he vuelto a llamar. La verdad es que a estas alturas no entiendo cómo no reestructuran un canal para profesionales. Luego bien es cierto que pretenden que todos cumplan imparcialmente. Pero esta vivencia no ha sido la única que he experimentado.
    Felicidades Luis por lo claro que has sido y pionero al ponerlo en conocimiento.
    @nucumo

    • Luis dice:

      Gracias Nuria por dejarte caer por aquí… Esa es una de mis principales virtudes (o defectos, nunca se sabe)… que soy -o pretendo ser- muy clarito ;).

      Es una pena pero por lo que veo no ando desencaminado… todos los comentarios que me han llegado (unos publicados en el blog y otros muchos a través de twitter más alguno incluso por teléfono) apuntan que a todos nos ha pasado… y que todos desearíamos que no pasara, y que nadie entiende -salvo la Agencia, claro- porqué pasa, pero la realidad es que pasa… ojalá algún día -como contestaba en otro comentario- la Agencia piense lo acertado o no de sus decisiones y se incline a ayudarnos… todos cumplirán(emos) mejor, que para eso estamos, ¿no?

      Saludos,

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